Jak zbudować pracownię florystyczną, która zarabia nawet wtedy, gdy odpoczywasz

Dla wielu florystek i producentek kompozycji pogrzebowych, szczególnie tych, które prowadzą mikrofirmy, naturalnym etapem rozwoju jest moment, w którym dochodzą do wniosku, że wszystko robią same i czas zbudować zespół. W tym artykule pokażę Ci, jak podejść do tematu pierwszego zatrudnienia i delegowania zadań, by odzyskać czas, spokój i skupić się na tym, co kochasz najbardziej czyli tworzeniu.

Delegowanie zadań to nie luksus, tylko konieczność

W swojej karierze biznesowej zatrudniłem i zwolniłem osobiście 100+ osób. Zaczynałem sam, potem z zespołem, który z czasem przejął ode mnie wiele obowiązków. I choć zrobiłem to tyle razy, nadal się uczę. A piszę to dlatego, żeby uświadomić Cię, że najbardziej skomplikowanym elementem biznesu są ludzie. Szczególnie takie branże jak florystyka, czyli te, gdzie rezultat jest subiektywny (to co dla Ciebie jest brzydkie, dla kogoś może być piękne).

To ważne, żebyś wiedziała, że delegowanie zadań to nie luksus. To konieczność, jeśli chcesz prowadzić firmę, a nie tylko ją codziennie obsługiwać. Wielu początkujących przedsiębiorców (ja też tak uważałem) traktuje delegowanie jak coś, na co trzeba sobie zasłużyć. Jakby to był przywilej królów. Tymczasem prawda jest odwrotna, cała istota prowadzenia biznesu polega na tym żeby właśnie rozdzielać zadania. Oczywiście z należytym szacunkiem, jasno i skutecznie. Nie po to, żeby kogoś wykorzystywać, tylko po to, by każdy w zespole robił to, co potrafi najlepiej.

Jeżeli Ty, chcesz tworzyć kwiatowe cuda i naprawdę realizować się w tym, co kochasz, to po prostu musisz wydelegować cały ten bałagan dookoła Ciebie. No bo albo będziesz tworzyć, albo wystawiać faktury, albo dzwonić do klientów. Na raz wszystkiego nie zrobisz. A przecież masz jeszcze żyć.

Biznes to nie jest praca na etacie, za którą nikt Ci nie płaci. Biznes to jest miejsce, w którym Ty się masz realizować. Twoim obowiązkiem jest to, że masz się w nim dobrze bawić, masz zarabiać dużo albo bardzo dużo pieniędzy i mieć wolność wyboru. Masz decydować, czy dziś chcesz przyjść do pracowni, czy nie. Masz budować system, który działa, a nie być jego niewolnicą. Czy to będzie łatwe? Nie, ale nikt nie mówił, że takie będzie. Natomiast skoro już masz ciężko pracować to co ci szkodzi zostać bogatą i szczęśliwą?

Jakie zadania oddelegować w pierwszej kolejności?

Dobra firma działa jak drużyna sportowa, każdy ma swoją rolę i gra na wspólny wynik. Florystka nie może robić wszystkiego sama bo się po prostu zajedzie. Delegowanie to umiejętność, której muszą nauczyć się obie strony. Ty i Twój zespół. Rzecz polega na tym, że to Ty musisz nauczyć siebie i Twój zespół. Żeby dobrze delegować, musisz stworzyć odpowiednie środowisko z jasnymi zasadami.

Pamiętaj! Ty dyktujesz zasady. Ty ustalasz rytm. I dlatego delegowanie to nie fanaberia. To fundament.

W mojej ocenie delegowanie ma trzy poziomy:

• najpierw przekazujesz zadanie bardzo dokładnie i mówisz, co, jak, czym i kiedy,
• potem zaczynasz mówić tylko co ma być zrobione, a sposób wykonania zostawiasz pracownikowi
• z czasem, gdy masz zaufanie i system, wystarczy, że wskażesz kierunek, a pracownik sam rozumie, co trzeba zrobić

W związku z tym w pierwszej kolejności musisz zacząć od pierwszego poziomu. Błędem, który często widzę (sam go popełniałem), jest to, że ktoś bez przygotowania deleguje bardzo ogólne zadania. Na przykład „zrób mi sklep internetowy”, „rozkręć Facebooka”, „przyciągnij klientów”, a potem jest rozczarowany, że nic z tego nie wychodzi. Zanim dojdziesz do tego poziomu, musisz mieć pewność, że osoba, na którą delegujesz ma wszystkie niezbędne kompetencje do wykonania zadania.

Co w takim razie wydelegować w pierwszej kolejności? Zadania operacyjne i powtarzalne, takie jak:

• zamawianie produktów, Ty mów co, a Twój pracownik będzie je zamawiał,
• pakowanie i przygotowanie zamówień do odbioru,
• rozpakowywanie dostaw i porządkowanie magazynu,
• sprzątanie pracowni po produkcji,
• odpowiadanie na powtarzające się wiadomości (np. godziny otwarcia, ceny)
• publikowanie gotowych postów, produktów w sklepie online

To co ja rekomenduje, zacząć od zadań, które nie wymagają obecności fizycznej. Wtedy możesz zacząć od zdalnej asystentki (rozliczasz się tylko za godziny) albo wykorzystać do tego agenta AI.

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość, FloralPass™ to Twój pierwszy „członek zespołu”, który nie choruje, nie spóźnia się i zawsze ma dla Ciebie aktualne produkty. Zakupy, dostępność produktów i nowości kwiatowe to wszystko masz w jednym miejscu. A jeśli dopiero uczysz się delegować, to jest najlepszy start. Bo delegowanie to nie zawsze ludzie. Czasem to system, który zaczyna pracować za Ciebie.

Jak wybrać pierwszą osobę i zacząć?

Nie szukaj perfekcyjnego CV. Mówiąc szczerze, to z CV najbardziej interesuje Cię numer telefonu i sam wygląd CV. Nie czy ma super design tylko czy jest schludnie przygotowane, jak są przygotowane opisy, czy nie ma literówek itd. Poważnie!

Rekrutacja zaczyna się w chwili, kiedy kandydat wysyła pierwszą wiadomość. Jak napisał maila, jak się do Ciebie zwraca, to są wszystko kluczowe elementy. To co natomiast pisze w CV, to pięknie przygotowana historia. Twoim zadaniem jest zweryfikować te historię.

Szukaj ludzi z chęciami i inicjatywą, charakterem pasującym do Twojego styku pracy, gotowością do nauki i umiejętnością samodzielnego myślenia. Tak poważnie, umiejętnością myślenia... Czasy stanowisk pracy do robienia bezmyślnych zadań właśnie się kończą, zaraz to będą robili dla Ciebie agenci AI, a Ty potrzebujesz zespołu, który będzie myślał!

To może być studentka, sąsiadka, mama szukająca dorobku, albo osoba z polecenia. Najważniejsze, by nie dokładała Ci stresu. Ustal swoje zasady od początku! Wiele florystek popełnia ten błąd, że na początku "chce, żeby było miło", więc nie ustala reguł. To się zemści. Od pierwszego dnia powiedz:

• czego oczekujesz,
• jak oceniasz efekt pracy,
• jak się kontaktujecie (np. Messener, WhatsApp) - bardzo ważne, ustal TYLKO jeden kanał komunikacji, żeby obie strony zawsze miały łatwy dostęp do ustaleń (WhatsApp świetnie się sprawdza),
• nie toleruj notorycznych spóźnień czy niedokładności,
• oczekuj tego samego zaangażowania, które Ty wkładasz codziennie

Jest takie słynne powiedzenie, zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko.

Zacznij od małych kroków. Nie musisz zatrudniać od razu na etat (nawet bym nie sugerował). Spróbuj 1–2 dni w tygodniu, pomoc sezonową przed 1 listopada albo w innych szczytach sezonu. Koniecznie rozliczenie za godziny lub zadania. Zacznij od testowego miesiąca.

To pozwoli Ci zobaczyć, czy taka współpraca działa i czego potrzebujesz na przyszłość.

Do przemyślenia

Delegowanie to nie jest luksus. To moment, w którym Twój biznes naprawdę zaczyna oddychać. Nie chodzi o to, żebyś miała więcej ludzi, tylko żebyś miała więcej czasu. Bo dopóki wszystko robisz sama, jesteś częścią systemu. A celem jest, żebyś ten system zbudowała.

Zacznij od małych rzeczy. Jedną z nich możesz zrobić już dziś, oddaj część pracy FloralPass™. To Twój pierwszy „członek zespołu”, który nie potrzebuje przerw, nie ma złych dni i działa zawsze wtedy, gdy Ty tworzysz. Dzięki niemu nie musisz jeździć po hurtowniach, szukać nowości ani pilnować dostępności, wszystko masz pod ręką, z aktualnymi stanami i stałym rabatem.

Delegowanie zaczyna się wtedy, gdy po raz pierwszy mówisz, że tego nie muszę już robić sama.